Dosen Pembimbing
Dosen Gaul di Jurusan Ilmu
Administrasi Negara
H. Aldri Frinaldi, S.H, M.Hum
19700212 199802 1 001
KONSEP PENGAMBILAN
KEPUTUSAN BERBASIS SISTEM INFORMASI
1. A. Informasi dan Kegiatan Manajemen
Sesuai dengan tujuannya,
sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang
yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Dalam
usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkinmembuat banyak
keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu
diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi
dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi
tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang
tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari
sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu
sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan
pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur
ataupun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.
Ada dua alasan penting
mengapa manajemen membutuhkan system pendukung yang mampu untuk meningkatkan
pengambilan keputusannya.
1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan
manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen
tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama ditingkat atas
untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena
umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan
dengan dampak luas dan/atau padasituasi yang tidak terstruktur
Contoh:
Terkait dengan
kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya
beberapa pihak yang tidak bertanggung jawab untuk
melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya
Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang bertanggungjawab untuk
memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil
keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur
strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan
penimbunan.
1. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan
keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong untuk
bagaiman mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja
aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan
keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka
hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan
proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.
Selain dua alasan yang
dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung
dibutuhkan dalam melengkapi system informasi manajemen yang ada, yaitu:
1)
untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah
karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
2)
untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada
terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang
hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas,
3)
untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan data dan
informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan
keputusan, dan
4)
untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi
penggunanya.
1. B. Sistem pendukung Sistem Informasi Manajemen
Banyak sistem
pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi system informasi manajemen
yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini,di antaranya
adalah:
1. 1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems
(DSS)
2. 2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support
Systems (GDSS)
3. 3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support
Systems (ESS)
4. 4. Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung
tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem
pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan
keputusan tertentu.
Contoh:Penentuan sistem
distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera diatasi, penetapan harga
eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar mendapatkan jumlah persediaan
yang paling tepat pada saat dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang
paling optimal dan memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat
kelancaran distribusinya.
1.Sistem Pendukung
Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems(DSS)
Sistem pendukung
pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah system berbasis computer yang
interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan
model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur.
Sistem pendukung ini membantu
pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan
alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna kedalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful)
yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.
DSS menggabungkan sumber
daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan
bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk
menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.
DSS juga memungkinkan
para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari
berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat
memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagaicontoh: Para calon
Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatuPilkada menjanjikan akan
menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya
pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan
jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama
sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.
Model tersebut tidak
dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan
terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan
itu dibuat.DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam
meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajement terutama
menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen
memonitor dan mengendalikan kegiatan.
Kadangkala laporan
sistem informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports),
yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen
yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy
reports). Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secaraon-line melalui
intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat dihasilkan
berdasarkan kebutuhan.
Jika SIM menyajikan
kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah
pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat
kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,di mana DSS lebih
menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami
perubahan, kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk
respon yang segera.
Ada dua tipe DSS yang
dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-drivenDSS.
Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendirit erpisah
dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering
dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan
dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya
dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan
dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.
Contoh dari model-driven
DSS ini yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaituvoyage
estimating decision support systems. DSS ini mempunyai
kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah
keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya
untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif
angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian
teknis meliputi faktorf-actor yang berhubungan dengan masalah pelayaran,
seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan
air, serta pola bongkar muat.
Sistem ini dapat
menjawab berbagai pertanyaan,seperti: Kapal mana yang digunakan untuk
memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat
memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini
dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan system
menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan
informasi
Jenis DSS yang
kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada
atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi.
DSS ini membantu untuk
proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk
mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang
besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk
memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya
atau data dari system informasi organisasi yang ada. Decision Support
Systems meliputi berbagai komponen yang termuat didalam sistem
pendukung ini, yaitu:
· DSS database:
Kumpulan data berjalan
atau historis dari sejumlah aplikasi.Komponen ini digunakan untuk menanyakan
dan menganalisis data.Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
• DSS software system:
Kumpulan dari perangkat
lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line
Analytical Processing (OLAP) tools, dataminingtools, atau
kumpulan dari model-model matematika dan analisa yangmudah untuk diakses oleh para
pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja,
taman, dan model pesawatterbang), model perhitungan matematika (seperti:
persamaan,alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal
(seperti:deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah
kerja/order).
Masing-masing DSS
dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai
kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem
DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi
statistik, antara lain: means,medians, deviations,
dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk
memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara
menganalisis sekumpulan data.
DSS banyak diterapkan di
organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk
menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan.
Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang
menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik
internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.
Berikut beberapa contoh
organisasi atau perusahaan yang memanfaatkanDSS dalam aktivitas operasi atau
usaha yang dilaksanakan:
Jenis
Industri
|
Tujuan
Penerapan DSS
|
Industri
Asuransi
|
Menentukan
pola penutupan asuransi dan deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).
|
Industri
Perbankan
|
Memperbarui
profil atau data nasabah.
|
Perusahaan
Manufaktur
|
Menentukan
kebutuhan persediaan bahan baku yang paling optimal dan efisien.
|
Pertumbuhan volume
kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong
banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat
mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan
kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk
berbagaiaktivitas.
Beberapa DSS memang
difasilitasikan untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu
untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat
yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka
menyeleksi jasa dan produk.
Banyak orang tertarik
dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari
internet (search engines) atau on-linecatalogs, web
directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi
informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan
keputusan.
Web-base dDSS telah menjadi
sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota
atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di
atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat
diidentifikasi adalah sebagai berikut:
1. Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam
situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
2. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai
dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan
para pegawai lainnya.
3. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan
yang harus dilakukan.
4. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah,
menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
5. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan
dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
6. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus
pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan
biaya dalam proses pengambilan keputusan.
7. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruhlangkah
proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
8. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana
oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat
dibangun dengan dukungan dari spesialis sisteminformasi.
9. DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan
keputusan yang mudah untuk dioperasikan olehpengguna.
10. Sistem ini
memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutamadalam situasi
semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
11. Sistem ini
memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat
manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai
lainnya.
12. DSS memberikan
dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang harus
dilakukan.
13. DSS dapat
beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah, menghapus,
mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
14. Tampilan DSS akrab
dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang agar dapat
interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
15. DSS mampu untuk
meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada keakuratan,
ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses
pengambilan keputusan.
16. Pengambil keputusan
memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan
dalam pemecahan masalah.
17. Pengguna-akhir mampu
mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh mereka sendiri.
Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan
dari spesialis sisteminformasi.
18. DSS biasanya
menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan keputusan yang mudah
untuk dioperasikan olehpengguna.
2.Sistem Kelompok
Pendukung Pengambilan Keputusan – Group Decision Support Systems (GDSS)
GDSS merupakan sistem
berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh
sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak
terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan
efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang(kelompok orang).
Permasalahan yang perlu
digaris bawahi untukpengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang
antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus
dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada
pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi
bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.
Beberapa manfaat yang
dapat di peroleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:
1)
Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi ataupertemuan
menjadi lebih efektif dan efisien.
2)
Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latarbelakang
dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.
3)
Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpamembuat
pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak
membuat pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat,
pertemuan/meeting.
4)
Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat,
pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnyatanpa takut untuk
dikritik.
5)
Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi
secara objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.
6)
Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskanpada tujuan
rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang palingefisien untuk mengorganisir
ide yang dihasilkan dalam sesibrainstorming, dan mengevaluasi ide dalam
batasan waktu yangpaling sesuai.
7)
Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari carauntuk menampung
seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.
8)
Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruhpeserta
dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisiryang dibutuhkan untuk
melanjutkan pekerjaan dari projek atauaktivitas yang dievaluasi.
9)
Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkanketidaksepakatan
yang signifikan dan faktual dapat diselesaikandengan tepat waktu, sehingga
memungkinkan meeting dapat terusdilanjutkan dan produktif.
10)
Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat
berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.Permasalahan
yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru
untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada
keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini.
Dalam pemanfaatan GDSS
ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak yang dibutuhkan di sini, antara
lain adalah:
a)
Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaanawal dengan
mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian dan membantu memastikan
bahwa informasi yang penting tidak terlewatkan.
b)
Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang terlibat
untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjagakerahasiaannya) untuk
mengkontribusikan ide atau pemikirannya atastopik yang dibahas dalam kelompok.
c)
Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ideyang
dihasilkan selama proses brainstorming.
d)
Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinankelompok untuk
pengumpulan informasi, sebelum maupun selamaproses penetapan prioritas.
e)
Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakanmetode
atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.
f)
Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan
pendekatanyang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul
diorganisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dariproyek
yang diusulkan.
g)
Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstrukturuntuk
pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalampernyataan kebijakan.
h)
Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok
ataskata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.
Banyak keputusan besar
organisasi yang dibuat oleh kelompok (group).Sayangnya, mengumpulkan
suatu kelompok secara bersama-sama dalamsuatu tempat pada suatu waktu adalah
pekerjaan yang sulit dan mahal. Disisi lain, rapat kelompok tradisional,
seperti penyusunan pedoman ataukebijakan di instansi pemerintah pusat maupun
daerah, sering sekali memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang
kurang bermanfaat.Karena itu, banyak sistem informasi berbasis komputer yang
mencoba meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware,
electronicmeeting systems, collaborative systems, dan group
decision sistempendukung (GDSS).
Sistem ini adalah sistem
berbasis komputer yangmemfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur
oleh suatukelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat
keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai
guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.
Karakteristik penting
dari GDSS adalah sebagai berikut:
1)
GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara
sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.
2)
Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam
melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan
keputusan atau hasil dari suatukelompok.
3)
GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna
dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.
4)
GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan
kelompok organisasi keputusan.
5)
GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, sepertipenghasilan ide,
penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.
3.Sistem Pendukung
Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems
(ESS)
Dalam sistem pendukung
pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS)
sering dipertukarkan dengan executiveinformation system (EIS).
Namun, ada juga yang membedakan keduanya.Jika dibedakan, EIS sering
didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan
kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas
informasi dan laporan manajamen. Disisi lain, ESS adalah sistem pendukung
komprehensif yang mempunyai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera
diidentifikasi.
Faktor keberhasilan
kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,yaitu narasi masalah
kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan
pertanggung jawaban terinci. Dengan status akses, top eksekutif dapat memantau
data atau laporan terakhirmengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja.
Pemantauan dapatdilakukan secara harian atau setiap jam.
Kemampuan analisis
kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat menggunakan ESS untuk
melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.Analisis dapat dilakukan oleh top
eksekutif dengan menggunakan fungsiyang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain
dengan ESS, atau analisis dengan menggunakan agen intelejen.
.Dengan pelaporan ini,
top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannyapada suatu keadaan atau kinerja
yang buruk.Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka,
tetapi juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning
untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk. Kemampuan
navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah informasi berbagai data
secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang
merupakan pengembangan dari teknologi hypertext).
Sistem komunikasi sangat
dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,sistem komunikasi dapat mengirim atau
menerima e-mail, mengirim laporan untuk mendapatkan perhatian
seseorang, memanggil rapat, atau memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi
di Internet.
4.Sistem Pakar – Expert
Systems (ES)
Para ahli atau pakar
biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) danpengalaman khusus untuk
masalah tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan
keberhasilannya, serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka
biasanya digunakan oleh instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu,
seperti pada Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang
teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI, perdampingan/reorganisasi
departemen, dan strategi komunikasi denganmedia massa. Makin tidak
terstruktur masalahnya, makin spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka.
Expert systems (ES) mencoba untuk
meniru pengetahuan pakar tersebut.Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi
harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES
adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu
masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannyadapat sama atau
melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.Ide dasar di balik ES, yang
merupakan teknologi intelejensia buatanterapan, sebenarnya sederhana, yaitu
memindahkan keahlian seorangatau beberapa orang pakar ke komputer.
Pengetahuan pakar ini
kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk
meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar
sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang
konsultan, sistem ini
dapat memberikan saran kepada seseorang yang bukan pakar dan jika diperlukan
juga dapat menjelaskan logika dibelakang sarannya tersebut.
ES bisa dibagi dalam dua
bagian: lingkungan pengembangan (developmentenvironment) dan
lingkungan konsultasi (consultation environment).Lingkungan
pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk membangun komponen komponen ES
dan menempatkan pengetahuan (knowledge) pada basis pengetahuan(knowledge
base). Lingkungan konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh
pengetahuand an nasehat para pakar yang disimpan di sistem.
Tiga komponen utama yang
biasanya ada dalam ES adalah basis pengetahuan, mesin inferensi (inference
engine), dan tampilan pengguna (user interface). Namun
demikian, secara umum, suatu ES mengandung komponen-komponen berikut:
1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition subsystem).
Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan, pemindahan, dan pentransformasian
keahlian pemecahan masalahpara pakar atau pendokumentasian sumber-sumber
pengetahuan keprogram komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan
atau memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuandari
para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkanp erantara, yaitu
teknisi pengetahuan (knowledge engineer).
2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang diperlukan
untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkanmasalah. Basis ini terdiri dari
dua elemen utama, yaitu fakta dan kelaziman (rule). Informasi dalam
basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang
disebut representasipengetahuan (knowledge representation).
3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang juga
dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) ataupenginterpretasi
kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi biasanya
memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi (interpreter),
penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi
(consistency enforcer).
1. Pengguna.
2. Tampilan pengguna.
3. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area memori kerja
untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukanoleh data masukan.
4. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri
tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada sumbernya.
Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab pertanyaan seperti: Kenapa
suatu pertanyaan diajukan oleh ES?Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa
alternatif tertentu justruditolak?
5. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini
menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari ini, dan
meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.
1. C. Tahapan proses pengambilan keputusan
Model yang bermamfaat
dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A.Simon akan digunakan sebagai dasar
Perangkat lunak dukungan keputusan yang ada dalam suatu sistem imformasi
manajemen telah diuraikan tediri atas tiga tahapan dijabarkan sebagai berikut:
1)
|
penulusuran terdiri dari
usaha penyelidikan
lingkungan yang
memancing keputusan, ini
|
sama dengan
pengakuan adanya masalah.
2)
desain merupakan penemuan, pengembangan,
dan penganalisisan arah
tindakan yang
|
mungkin.
3)
pemilihan melibatkan seleksi suatu arah
tindakan dan
pelaksanaannya.
Ada kecenderunagn pada
beberapa perancang sistem imformasi bahwa suatu pangkalan data akan banyak
memperbaiki pembuatan keputusan. Pada hakikatnya terdapat tiga unsur penting
dalam pembuatan keputusan, yakni:
1)
Data
2)
Model keputusan atau prosedur keputusan
3)
Pembuat keputusan
Perangkat lunak
pendukung keputusan tidaklah semantap perangkat lunak pengolahan transaksi atau
manajemen data. Meskipun demikian terdapat suatu peningkatan penggunaan
perangkat lunak dukungan keputusan sebagai pelaksana sistem informasi manajemen
dan organisasi.
Keputusan yang
diprogramkan versus yang tidak diprogramkan
Perbedaan antara
keputusan yang diprogramkan dan tidak diprogramkan adalah penting karena
kebutuhan operasionalnya adalah berbeda untuk kedua jenis itu. Ciri keputusan
yang diprogramkan dapat digambarkan sebagi berikut:
Yang
diprogramkan
|
Yang tidak
diprogramkan
|
Berulang
Dirumuskan dengan teliti aturan keputusan atau
al-goritme keputusan untuk bawahan
|
Kadang-kadang
unik
analisis baru untuk tiap kejadian
|
suatu keputusan yang
diprogramkan dirumuskan dengan teliti dan berulang hingga aturan keputusan atau
algoritma keputusannya bisa didefinisikan.Pemakaian komputer untuk mengolah
aturan keputusan yang diprogramkan merupakan suatu pra pemilihan seorang
pembuat keputusan.
Karena pembuatan
keputusan merupakan suatu proses yang mahal dalam ukuran sumber daya yang
sangat langka seperti waktu dan upaya manajerial, keputusan yang diprogramkan
merupakan suatu motode yang efesien untuk mendayagunakan sumber daya yang
langka dan peningkatan prodiktifitas manajer. Keputusan yang tidak diprogramkan
tidak banyak berulang atau keputusan itu sangat berbeda tiap pengulangan hingga
model umum tidak bisa dikembangkan sebagi dasar pembuatan programnya.
Modul dukungan keputusan
harus menyediakan bantuan pada tiga jenis kegiatan:
1. Penetapan suatu keputusan yang diprogramkan
2. Pelaksanaan suatu keputusan yang diprogramkan
3. Pengambilan suatu keputusan yang tidak diprogramkan
1.Perangkat Lunak Untuk
Intelegensi atau Penelusuran keputusan
Tahap penelusuran proses
pembuatan keputusan seringkali juga disebut ”pengenalan masalah atau
peluang”. Analisis dan pemilihan tidak bisa berlangsung kalau masalahnya
belum diidentifikasi. Tahap penelusuran terdiri dari pencarian atau penyaringan
lingkungan (secara intern maupun eksteren) untuk menemukan keadaan yang
menunjukan adanya peluang atau masalah. Adanya peluang atau masalah mengawali
analisis lanjutan dan pilihan tahapan pembuatan keputusan
Jenis peluang dan
masalah
Suatu sitem informasi
untuk mengidentifikasikan masalah atau peluang memerlukan unsur berikut:
· Pangkalan data, pengolahan dan penelusuran:
o Pengumpulan data penyimpanan
o Pengukuran dan pengolahan data yang
berkaitan dengan masalah dan peluang yang mungkin
o Penyaringan dan algoritme penyelidikan
o Laporan: laporan pada para pembuat
keputusan
Penelusuran peluang dan
masalah
Penelusuran dapat
berlangsung hanya kalau kondisi masalah dan peluang dapat diidentifikasi.
Biasanya identifikasi ini memerlukan:
a)
Pengukuran atau suatu veriabel
b)
Perbandingan ukuran dengan suatu satandar, rencana atau tolak ukur lainnya.
c) Penilaian
atas perbedaan positif atau negatif untuk menentukan apakah terdapat masalah
atau peluang.
Penelusuran masalah dan
peluang mempunyai ciri yang berbeda tergantung pada apakah penelusuran dapat
terstruktur dan aplikasi penelusuran ini berlangsung terus atau secara
khusus.perbedaan ini dikelompokan dalam tiga jenis penellususran sebagai
berikut:
1)
Penelusuran terstruktur yang kontinu
:penelusuran atau
penyelidikan bisa terjadi tiap hari, jam, detik, harian, mingguan, bulanan dan
sebagainnya, tergantung pada perkirann keseringan munculnya masalah, kegawatan
pada saat masalah itu terjadi, dan kecepatan perubahan dalam faktor yang
terlibat.
2)
Penelusuran terstruktur yang khusus(ad hoc)
Proses hanya diterapkan
kalau indikator lainnya memperlihatkan adanya kebutuhan untuk itu. penelusuran
dengan SIM yang trstruktur dan khusus (ad-hoc) melibatkan algoritma dan
format laporan. Pangkalan data bisa dipelihara organisasi atau .hanya dibangun
kalau dibutuhkan.
3)
Penelususran tidak terstruktur yang khusus(ad hoc)
Dukunagn SIM pada
penelusuran tak terstruktur terutama terletak pada kemudahan jangkauan pada
pangkalan data. Memeperhitunngkan ciri penelusuran manusia. Manusia bisa
menarik kesimpulan dengan penyelidikan data yang tidak ada algoritmanya untuk
pengolahan.
Keluaran laporan dari
tahapan penelusuran
Tujuan perangkat lunak
penelusuran adalah untuk mengidentifikasi masalah, keluarannya dapat berupa
tiga jenis:
· Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain keputusan
· Keluaran yang menyatakan desain keputusan dan langkah pilihan keputusan
yang harus diikuti
· Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi
tanpa indikator untuk tindakan mendatang
2.Perangkat Lunak Untuk
Desain Keputusan
Setelah tahapan
penelusuran yang menghasilkan pengenalan masalah atau peluang, langkah
berikutnya dalam proses keputusan adalah desain keputusan. Proses ini
melibatkan penemuan, pengembangan, dan penganalisisan arah tindakan yang
terbuaka. Hal ini memerlukan proses pemahaman masalah, dorongan keputusan, dan
pengujian pemecahan untuk kelayakannya.
Perangkat lunak sebagi
bantuan pemahaman masalah
Langkah pertama dalam
pemahaman masalah adalah mengembangkan suatu model situasi. Ruang lingkup
teknik pembuatan model adalah luas. Contohnya adalah penjelasan lisan
sederhana, bagan alur, pernyataaan matematik yang rumit dan profram komputer,
model untuk SIM bisa berisi serangkaian model untuk penggunaan dalam situasi
yang berbeda dan fungsi yang berbeda.
Dukungan perangkat lunak
untuk SIM membekali para pembuat keputusan dengan kemampuan penemuan hubungan
yang menunjukan model atau hipotesis baru dan kemampuan menghitung faktor,
koefisien, hubungan, dan sebagainya yang memungkinkan penciptaanmodel masalah
atau peluang yang lebih berguna.
Perangkat Lunak Sebagai
Bantuan Penciptaan Pemecahan
Kalau proses pemahaman
masalah sudah menghasilkan suatu model yang menjelaskan masalah (atau peluang)
dan juga memungkinkan beberapa analisis ciri, penciptaan pemecahan atau arah
tindakan yang mungkin dibantu oleh dua sisitem, yakni:
1. Modelnya sendiri. Manipulasi model seringkali membkuka cakrawala yang menjurus pada
penciptaan gagasan pemecahan
2. Sistem pencarian kembali pangkalan data. Kemampuan pencaharian kembali
menghasilkan data yang berguna dalam penciptaan gagasan pemecahan.
Dalam ancangan ini,
program komputer mengarahkan pembuatan keputusan dalam suatu strategi
penelusuran keputusan yang rasional. Misalnya, prosedur penelususran pemecahan
bisa diawali dengan serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan pemecahan
umum. Pertanyaan tersebut dapat diikuti dengan serangkaian pertanyaan lagi yang
membantu pembuat keputusan untuk mempertimbangkan semua alternatif.
Perangkat Lunak untuk
Pengujian Kelayakan Pemecahan
Suatu pemecahan diuji
kelayakannya dengan menganalisi dalam rangka lingkungan yang dipengaruhinya
yakni: bidang masalah, organisasi keseluruhan, saingan dan masyarakat.
Aanalisis dapat dikerjakan menurut penilai masing-masing penganalis dengan
melihat ukuran lingkungan.Hal ini memerlukan pencarian kembali data guna
pembandingan.
Suatu ancangan lain
adalah adalah menganalisiss pemecahan yang disarankan dengan penggunaan model
dari lingkungan yang berbeda. Model ini pada umumnya akan melibatkan program
komputer dan suatu pangkalan data. Model dasar dalam suatu SIM yang lengkap
akan memepunyai sejumlah model yang demikian
3.Perangkat Lunak untuk
Pemilihan
Dukungan perangkat lunak
dari tahapan penelusuran dan desain membantu dalam penyajian alternatif yang
pernah dinilai menurut ukuran kelayakan dan sebagainya. Tahapan selanjutnya
adalah pemilihan yang memerlukan penerapan suatu prosedur penilaian dan
pelaksannna alternatif yang sudah dipilih.
Perangkat lunak tidak
bisa membuat pilihan karena pemilihan itu merupakan suatu kegiatan manusia.
Namun demikian, perangkat linak dapat dipakai dalam menyususn alternatif dan
sebaliknya menerapkan prosedur pemilihan keputusan sebagi dukungan pemilihannya
sendiri. Misalnya, suatu keputusan untuk membeli suatu mesin dari berbagai
alternatif pilihan dapat dibentuk oleh satu atau lebih kriteria sebagai
berikut:
Tingkat penghasilan
Jumlah tahun untuk
membayar kembali
Pengeluaran tunai
minimal
Kesukaan pilihan
pimpinan
Risiko yang minimal
Kriteria ini bisa
diterapkan dengan penggunaan perangkat lunak keputusan. Pemilihan dibuat
seorang pembuat keputusan dan dikomunikasikan pada mereka yang dapat
melaksankan hasilnya. Model keputusan merupakan bagian model dasar untuk SIM
nya.
Suatu pertimbangan
penting dalam menilai alternatif adalah kepekaan memecahkan perubahan dalam
asumsi dimana keputusan harus dibuat atau dalam kondisi yang diharapkan akan
terjadi. Analisis kepekaan paling mudah dikerjakan kalau suatu model
kuantitatif tersedia untuk manipulasinya.
Kesimpulan
Sebuah system informasi
Manajemen, atau SIM adalah sebuah system informasi yang selain melakukan semua
pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisassi, juga memberI dukungan
informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannnya.
sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan
pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat.
Dukungan SIM pada
pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan
proses pembuatan keputusan: penelususran, desain dan pemilihan. Dukungan SIM
biasanya melibatkan pengolahan, file computer maupun non computer.
Dukungan SIM untuk
pembuatan keputusan terdiri dari suatu pangkalan data yang lengkap, suatu
kemampuan pencarian kembali pangkalan data, perangkat lunak, statistic dan
analitik, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model,
model keputusan, serta bantuan keputusan
Ada juga sistem
pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi system informasi manajemen
yang ada. antaranya adalah:
1. 1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems
(DSS)
2. 2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group
Decision-Support Systems (GDSS)
3. 3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support
Systems (ESS)
4. 4. Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung
tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara.
daftar pustaka:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar